عجز المخزون لا يجعل الموظف مديناً تلقائياً

صورة توضيحية، تصوير Luke Heibert Unsplash

قد يكشف الجرد فرقاً بين الرصيد في النظام والموجود فعلياً، لكن الرقم وحده لا يحدد المسؤول ولا يثبت ديناً في ذمة موظف، فقد ينتج الفرق عن صرف غير مسجل، أو تحويل بين المواقع، أو تلف، أو خطأ في وحدة القياس، البداية المهنية هي تفسير العجز وتحديد سببه، ثم تقييم المسؤولية وطريقة المطالبة، مع المحافظة على الأدلة وحقوق العامل.

أثبت العجز قبل نسبته

راجع رصيد الافتتاح، والمشتريات، والاستلام، والمرتجعات، والتحويلات، والمبيعات، والتالف، وتحقق من تاريخ قطع الحركة وطريقة العد، قد يؤدي عد العبوة كوحدة واحدة في سجل، ومحتوياتها كوحدات متعددة في سجل آخر، إلى فرق محاسبي مضلل، ومن المفيد إعادة الجرد بحضور المعنيين وتوثيق الاعتراضات بدلاً من اعتماد نتيجة أولية كاتهام نهائي.

العهدة تحتاج حدوداً واضحة

حدّد من تسلم المخزون، ومن كانت لديه صلاحية الدخول والصرف وتعديل السجلات، وما الفترة التي يغطيها النقص، وجود موظف في المستودع لا يثبت أنه المتسبب في كل فرق، وإذا اشترك أكثر من شخص في الصلاحيات، تصبح سجلات التسليم والحركة وإجراءات الرقابة مهمة لتحديد دور كل منهم، ولا تعوض المسميات الوظيفية نقص التوثيق.

المسؤولية والحسم لهما شروط

تربط المادة 91 من نظام العمل معالجة فقد أو إتلاف ممتلكات صاحب العمل بخطأ العامل أو مخالفته التعليمات، مع استبعاد خطأ الغير والقوة القاهرة، وتضع حداً للحسم لهذا الغرض وإجراءات للتظلم، فلا يصح تحويل كل عجز إلى استقطاع مباشر، كما تراجع أحكام المواد 92 إلى 94 بشأن الحسم وحدوده ورد ما حسم دون حق، بحسب الحالة.

حد الحسم لهذا الغرض هو أجر خمسة أيام في الشهر، وتتضمن المادة 91 مهلة تظلم قدرها 15 يوم عمل تبدأ بحسب الطرف من اكتشاف الواقعة أو إبلاغ العامل، فتراجع فوراً عند انطباقها.

افصل التحقيق عن التسوية المالية

إذا ظهرت مؤشرات مخالفة، فاستمع إلى الموظف وتحقق من تفسيره وأدلته قبل تقرير الجزاء، وميّز بين الجزاء التأديبي ومطالبة التعويض، فلكل منهما أساسه، ولا يجعل توقيع الموظف على محضر جرد كل بنوده إقراراً بالخطأ أو قبولاً بالمبلغ، وينبغي مراجعة أي اتفاق تسوية ومواعيد التظلم قبل اتخاذ إجراء مالي أو إقفال الملف.

عالج الخلل الذي كشفه الجرد

التحصيل من شخص قد لا يمنع تكرار العجز إذا كانت المشكلة في النظام، راجع فصل الصلاحيات، وسندات الحركة، والتسليم بين المناوبات، والتالف، والمطابقة الدورية، وحدّد إجراءً واضحاً للاستثناءات، فإصلاح الرقابة وحفظ الأدلة يوفران أساساً أفضل لاتخاذ القرار، ويحميان الشركة والموظف الذي يؤدي عمله وفق الإجراءات المعلنة.

• محضر جرد وطريقة احتساب يمكن التحقق منهما
• حركة مخزون وعهدة وصلاحيات محددة
• سبب مثبت ومراجعة لضوابط أي حسم

تعامل مع فرق الجرد بوصفه واقعة تحتاج تفسيراً وإثباتاً، ثم راجع المسؤولية وطريقة الاستيفاء والمواعيد النظامية، فالإجراء المدروس يحمي الأجر كما يحمي أصول الشركة.

محتوى تثقيفي عام، لا يغني عن استشارة تراعي وقائعك ومستنداتك، ولا يتضمن ضمانًا لنتيجة نزاع أو إجراء

تُقرأ الترجمات في سياق الأنظمة السعودية، ويُرجع للنص النظامي الرسمي عند التطبيق