Politiche e matrice dei poteri nelle imprese: una governance che tutela l'attività e disciplina le decisioni

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Prospettiva giuridica e commerciale

La politica organizza il lavoro e la matrice individua chi decide

Le imprese hanno bisogno di regole chiare che organizzino le attività e definiscano le responsabilità dei dipendenti. L'importanza delle politiche deriva dal fatto che descrivono le modalità di lavoro e i relativi controlli, mentre la matrice dei poteri stabilisce chi richiede un'azione, chi la riesamina, chi approva la decisione e chi firma l'impegno. Le responsabilità diventano così più chiare e si riducono le direttive contrastanti.

Questi strumenti generano valore quando si integrano con le procedure operative, i contratti e i processi di documentazione. Il dipendente deve sapere che cosa occorre prima di iniziare, che cosa può svolgere autonomamente e che cosa richiede un rinvio a un altro livello, con un sostituto chiaramente individuato in caso di assenza del titolare del potere. Il lavoro non deve dipendere da interpretazioni personali o da direttive verbali mutevoli.

Predisporre le politiche richiede competenza e conoscenza dell'attività

La predisposizione delle politiche e della matrice dei poteri richiede competenze manageriali professionali, esperienza effettiva, comprensione della natura dell'attività e capacità di analizzare le procedure e valutare i rischi. Copiare un modello da un'altra impresa può produrre controlli inadatti alle dimensioni dell'attività, alle sue risorse o ai suoi obblighi e attribuire poteri lontani dalla realtà.

La qualità della predisposizione migliora con la partecipazione delle funzioni legale, finanziaria e operativa e ascoltando chi attua quotidianamente le procedure. Si riesaminano gli effetti normativi, contrattuali e finanziari della decisione e si verifica la capacità dei gruppi di applicarla. Si affrontano le sovrapposizioni e si definisce la responsabilità di ciascuna funzione per la revisione, la raccomandazione e l'approvazione.

I rischi superano il valore economico della decisione

Definire soglie economiche aiuta a controllare la spesa, ma il costo di una decisione non si esaurisce nell'importo dell'acquisto o nel valore del contratto. La decisione può creare un obbligo di lungo periodo, comportare la rinuncia a un diritto o la transazione di una controversia, oppure esporre la sicurezza, l'operatività e la reputazione a rischi. Questi effetti meritano una valutazione autonoma.

I poteri vengono quindi definiti secondo il tipo di decisione e il livello di rischio, oltre che in base al suo valore economico. Un contratto di valore limitato può richiedere una revisione legale specialistica per le clausole sulla responsabilità, sui dati o sull'esclusiva, mentre una decisione operativa urgente può richiedere il contributo dello specialista della sicurezza anche se non comporta una spesa diretta.

La delega si fonda su un potere esistente

I limiti della delega si basano sui poteri dell'organo che la concede e devono essere coerenti con l'atto costitutivo o lo statuto della società e con le decisioni che ne disciplinano le competenze, secondo la forma giuridica e la natura dell'attività. Occorre verificare l'ambito della delega prima di assumere impegni. La matrice, da sola, non crea un potere che l'organo delegante non possiede.

La delega viene definita chiaramente quanto all'oggetto, ai limiti, alla durata e alle modalità di sostituzione. La richiesta, la revisione, l'approvazione e la firma vengono opportunamente separate in base alle risorse e ai rischi, e le approvazioni sono documentate in un registro consultabile. Ciò permette di conoscere la responsabilità della decisione, il suo fondamento e le informazioni presentate al momento in cui è stata adottata.

Eccezioni controllate e procedure attuabili

L'attività può creare situazioni urgenti che richiedono un percorso di eccezione definito. Questo deve chiarire il motivo dell'urgenza, i limiti dell'intervento, chi lo approva e le modalità di documentazione e revisione successiva. Le eccezioni sono circoscritte alla situazione e alla durata, e la loro ripetizione viene monitorata affinché non si trasformino in una delega aperta che aggira i controlli ordinari.

La governance mira a migliorare la qualità delle decisioni consentendo la continuità dell'attività. Si riducono i passaggi di approvazione che non aggiungono valore, si utilizzano strumenti adeguati di documentazione e si definiscono i tempi di risposta e i percorsi per sottoporre le questioni ai livelli superiori. Si riesaminano inoltre gli adempimenti cartacei ripetitivi che rallentano l'esecuzione senza ridurre i rischi o migliorare la supervisione.

L'efficacia si misura e si riesamina periodicamente

I dipendenti devono essere informati delle politiche e della matrice. Occorre misurare i tempi di approvazione, la percentuale di eccezioni, gli errori e il ripetersi di superamenti dei poteri, interpretando questi indicatori nel contesto del volume di lavoro e delle risorse. Si può così stabilire se i controlli tutelano l'impresa e agevolano l'esecuzione oppure richiedono modifiche.

Questi strumenti vengono riesaminati periodicamente e quando cambiano l'attività, la struttura o i rischi. Le modifiche sono approvate dall'organo competente e comunicate agli interessati. Il successo della governance emerge dalla chiarezza delle responsabilità, dall'applicabilità delle procedure e dalla qualità delle decisioni, oltre che dalla presenza di professionisti capaci di sviluppare i controlli secondo le effettive esigenze dell'impresa.

Passaggi pratici

• Individuate le decisioni e le procedure e definite chi richiede, riesamina, approva e firma, valutando i rischi finanziari, contrattuali e operativi.
• Predisponete le politiche e la matrice con il contributo di professionisti qualificati delle funzioni legale, finanziaria e operativa e verificate l'origine dei poteri e i limiti della delega.
• Definite il percorso per le eccezioni urgenti, i tempi di risposta e gli indicatori di monitoraggio e organizzate il riesame periodico dei controlli da parte dell'organo competente.

Contenuto informativo generale, senza garanzie di risultato, che non sostituisce una consulenza sul caso concreto.

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